Les contestations de paiement peuvent coûter à votre entreprise, non seulement en revenus, mais aussi en capacité d’accepter des paiements. Bien que ce processus puisse sembler complexe, le comprendre est essentiel pour le gérer efficacement et le prévenir. Ce guide vous expliquera ce qu’est un « chargeback », pourquoi il se produit, comment y faire face et comment protéger votre business.
Qu’est-ce qu’une rétro facturation et pourquoi survient-elle ?
Une rétro facturation se produit lorsque le client conteste une transaction, entraînant un remboursement du paiement. À l’origine, les rétro facturations étaient conçues pour protéger les consommateurs contre la fraude, mais elles peuvent aussi résulter d’autres facteurs :
- Insatisfaction avec un produit.
- Politiques de remboursement mal définies.
- Mauvaise foi du client.
Pour les entreprises, cela signifie perdre des revenus, payer des frais supplémentaires, et, si elles sont fréquentes, risquer de perdre la possibilité d’accepter les paiements par carte bancaire.
Comment gérer les rétro facturations ?
Lorsque vous faites face à cette situation, voici ce que vous devez faire rapidement:
• Rassemblez les preuves : Collectez toutes les informations de transaction, confirmations d’expédition, et communications avec le client pour étayer votre dossier.
• Réagissez vite : Le temps est compté. Vous devez agir dans les délais stricts pour contester une rétrofacturation.
• Identifiez les tendances : Analyser les rétro facturations pour repérer des motifs récurrents (par exemple : des politiques peu claires ou des problèmes récurrents de livraison).
Conseils pour Prévenir les Rétro Facturations
La prévention est la meilleure stratégie ! Voici quelques conseils pour réduire les risques :
- Soyez transparent : Fournissez des descriptions claires des produits et des politiques de remboursement détaillées pour éviter toute confusion ou attentes irréalistes.
- Prévenez la fraude : Utilisez des outils comme la vérification d’adresse (AVS), les contrôles CVV, et les solutions 3D Secure pour détecter et prévenir toute activité frauduleuse.
- Communiquez clairement : Assurez-vous que l’intitulé de facturation correspond au nom exact de votre entreprise pour éviter tout malentendu avec les clients.
- Répondez rapidement : Gérez les préoccupations des clients diligemment pour éviter qu’elles ne se transforment en litiges officiels.
Les risques liés à un excès de rétro facturations
Un taux élevé de rétro facturations peut sérieusement affecter votre entreprise :
• Frais accrus : Les processeurs de paiement peuvent imposer des frais supplémentaires pour les transactions rétro facturées.
• Suspension de votre compte : Votre capacité à accepter des paiements par carte peut être suspendue. Pire encore, votre entreprise peut être inscrite sur la liste « MATCH », ce qui vous empêche d’accepter des cartes aux États-Unis.
Surveillez votre ratio de rétro facturations et prenez des mesures immédiates dès les premiers cas pour protéger votre entreprise.
Conclusion
Les rétro facturations ne devraient pas perturber votre entreprise. En adoptant une approche proactive avec des outils de prévention contre la fraude, une communication claire et une gestion rapide des litiges, vous pouvez réduire les risques et maintenir de bonnes relations avec vos clients et processeurs de paiement.Chez Navidor, nous simplifions la gestion des « chargebacks ». Grâce à des outils de prévention et un support personnalisé, nous vous aidons à protéger vos revenus et à vous concentrer sur le développement de votre entreprise. Contactez-nous dès aujourd’hui pour des solutions adaptées à vos besoins.
